En matière de gestion de projet, est-il mieux de privilégier la méthode classique (en cascade) ou la méthode Agile ? Et si la réponse était les deux ? C’est ce que propose la gestion hybride de projet
Dans le secteur public comme dans le secteur privé, vous n’échappez pas à la gestion de projet. Dans la très grande majorité des cas, au sein des organisations gouvernementales, une approche vous est imposée : la gestion de projet dite classique (prédictive/en cascade). Qu’en est-il des approches Agile ? Sont-elles incompatibles avec l’univers gouvernemental ? Est-ce qu’une organisation du secteur public peut appliquer des techniques de gestion de type Agile ou hybride compte tenu des strictes règles d’approvisionnement, d’attribution des budgets et de la gouvernance ? En tant que gestionnaire, vous avez avantage à être bien informé desdifférentes façons de faire afin de pouvoir prendre les bonnes décisions pour suivre vos projets de façon optimale.
Par exemple :
- un projet de rehaussement d’une bibliothèque ;
- l’amélioration du mobilier urbain et des aires de jeux d’un parc ;
- l’aménagement d’un espace communautaire ;
- la construction d’un édifice de services aux citoyens ;
- l’intégration de mesures préférentielles pour le transport collectif en collaboration avec un opérateur de transport ;
- la mise à niveau d’une caserne de pompiers pour répondre aux nouvelles normes.
La réponse est OUI ! Il est possible d’appliquer des techniques de gestion Agile en conjuguant celles-ci dans un cadre de gestion de projet hybride et ainsi favoriser l’atteinte de bénéfices de façon incrémentale.
Classique vs Agile
La gestion de projet classique implique un processus linéaire : démarrage, planification, exécution, suivi et contrôle. « En gestion de projet classique, on démarre en pensant que l’on connait l’ensemble des requis et des solutions, on planifie et une fois qu’on pense avoir tout planifié, on commence à exécuter tout en espérant avoir atteint les bonnes cibles. En marge de tout cela, on surveille et on contrôle pour ne pas dévier de ces cibles », explique Frederick H. Stoltz, formateur à ÉTS Formation.
En revanche, les principes agiles et les cadres de références qui y sont associés, tels que Scrum, proposent une approche itérative où les solutions sont développées par incréments successifs, permettant une livraison continue. « L’agilité et les cadres de références basés sur les principes de l’agilité sont très populaires, surtout pour leur réputation d’être adaptatifs aux changements et à leur capacité à réaliser des projets par tranches que l’on appelle souvent des sprints », souligne monsieur Stoltz.
Là où la gestion classique suppose une compréhension complète des besoins et des solutions avant de commencer, la méthode Agile reconnaît l’incertitude inhé- rente aux projets et favorise la découverte progressive des exigences et des solutions. « Ce sont deux extrêmes polaires dans cette perspective », affirme le formateur
Si la gestion hybride était la solution ?
La gestion hybride de projet propose de tirer le meilleur des approches classique et Agile. « L’hybride, c’est de gérer une partie du projet de façon classique et d’en gérer une autre avec Agile », explique monsieur Stoltz. « Quand on fait de la gestion hybride d’un projet, on commence en mode plutôt classique : on s’oriente, on parle aux gens, on identifie ce dont on a besoin et, à un moment donné, on va faire un pivot vers l’agilité pour gérer certains éléments. On va continuer à faire le tango entre les deux jusqu’à la fin du projet, tirant ainsi profit des forces innées des deux approches par rapport à leur rigidité/souplesse de planification et de suivi, tout en respectant les besoins en gouvernance de l’organisation. »
L’objectif de la gestion hybride de projet est donc de capitaliser sur les forces respectives de chacune des approches, sans dupliquer les efforts ni alourdir les processus. « On ne veut pas faire les deux, on veut faire le meilleur des deux sinon c’est absurde et c’est bien trop coûteux », précise le formateur.
La gestion hybride peut-elle fonctionner dans un cadre hautement plus légiféré que le niveau municipal ?
La réponse est ou i ! Sans dénaturer le cycle de vie du portefeuille (la priorisation des projets, la gestion de la capacité, entre autres), sans évacuer la base nécessaire de gouvernance (diligence raisonnable, structure décisionnelle, etc.), de traçabilité et de transparence endémique à la gestion au niveau municipal, il est possible de le faire. Cependant, il y a des adaptations nécessaires au niveau de certains rôles, de certains rituels, de certains protocoles de gestion de projet et de certains livrables de gestion de projet.
Monsieur Stoltz collabore avec plusieurs organisations paragouvernementales depuis plus de 10 ans pour la mise en pratique de techniques de la gestion de projet hybride (communautaire, municipal, transport collectif, centres de services scolaires, éducation, santé). Tous ont bénéficié d’une approche hybride.
Aujourd’hui, nous possédons dans le patrimoine de la gestion de projet, une collectivité de connaissances de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas
en matière de gestion classique, agile et hybride. Ce qui prime, ce n’est pas la méthode ou l’approche employée, ce sont les réalisations (livrables et lots de travaux) et les résultats (la gestion du changement, la gestion des risques, les bénéfices d’affaires et la valorisation financière). Une approche de type hybride favorise la prévisibilité des réalisations et permet de faire les bons choix aux bons moments pour atteindre les résultats souhaités.
Selon monsieur Stoltz, rien n’équivaut à une gestion hybride de projet. « En 31 ans de métier à travers le monde, partout où j’ai pratiqué la gestion de projet, j’ai remarqué que les gens n’investissaient pas et qu’ils espéraient, qu’en se rencontrant (parce que l’agilité, les gens le résument souvent à une rencontre quotidienne), ils allaient se dire ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas, que ce qu’ils vont faire demain va fonctionner. » Selon le formateur, c’est plutôt en prenant les forces de chacune des deux méthodes et en laissant de côté ce qui n’est pas adapté, qu’on arrive à gérer des projets comme un pro, en sauvant du temps et de l’argent. Cette approche hybride permet aux gestionnaires de maîtriser les projets avec une flexibilité nécessaire pour s’adapter aux défis spécifiques de chaque secteur. Le secteur municipal, comme tous les autres, bénéficieraient grandement de cette approche, qui répond aux besoins de maîtrise et de flexibilité simultanées, optimisant ainsi la gestion des ressources et améliorant l’efficacité globale.
